การประชุมที่ได้ประโยชน์สูงสุด จะต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบหลายอย่าง เช่นสถานที่จัดงานเหมาะสมกับการประชุม ที่ประชุมเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม และอุปกรณ์ต่างๆ มีความพร้อมสำหรับการจัดงาน จึงจะทำให้การประชุมดำเนินการไปได้ด้วยดี ดังนั้นการ เช่าห้องประชุม จึงต้องเลือกให้เหมาะสมกับลักษณะของการประชุมด้วย
สำหรับใครที่อยากจะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับห้องประชุม ให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม หรือเพื่อจะเอาไปใช้ ในการพิจารณาเลือกห้องประชุม ก็ได้เช่นกัน เพียงแค่เลือกตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้ ก็ถือว่าเราได้ห้องประชุม ที่ตรงกับลักษณะของห้องประชุมที่ดีแล้ว มีอะไรบ้างที่ต้องดู
1.สถานที่เหมาะสม
การจัดงานประชุม ไม่ว่าจะเป็นการจัดห้องประชุมเอง หรือว่าจะเช่าห้องประชุม ก็ตาม จะต้องเลือกลักษณะห้องที่เหมาะกับการจัดงานก่อน เช่นไม่มีเสียงรบกวน หรือว่าเสียงสามารถลอดเข้ามา หรือเสียงทะลุออกไปด้านนอกได้ เพราะนั่นไม่ใช่ลักษณะของการ เช่าห้องประชุม ที่ดี และต้องมีโต๊ะเก้าอี้อย่างพอเพียง สำหรับจำนวนผู้ที่เข้าร่วมงานประชุมด้วย
2.อุปกรณ์ทุกอย่างมีความพร้อม
นอกจาการเตรียมการ เช่าห้องประชุม แล้ว อุปกรณ์สำคัญต่างๆ ที่จะช่วยให้การประชุมดำเนินการไปด้วยความเรียบร้อย เช่นเครื่องแสงสีเสียง อุปกรณ์สำหรับฉายโปรเจกเตอร์ พอยท์เตอร์ และอุปกรณ์สำหรับผู้เข้าร่วมงานอย่างอื่น เช่นเอกสารประกอบการประชุม เป็นต้น
3.มีสิ่งอำนวยความสะดวก
การเลือกห้องประชุม สิ่งที่ขาดไม่ได้ สำหรับห้องประชุมก็คือ จะต้องมีอินเตอร์เน็ตเอาไว้อำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าด้วย ในการหาข้อมูล หรือการติดต่อสื่อสาร และห้องสำหรับรับรองให้กับผู้เข้าร่วมงาน ขณะที่พักการประชุมด้วย จะต้องมีอย่างพอเพียง และอาหารเครื่องดื่มต่างๆ จะต้องมีเอาไว้รองรับพร้อมที่จะรับประทานได้ทันที
4.มีห้องรับรอง
การ เช่าห้องประชุม ขนาดใหญ่มักจะมีปัญหาเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างมาก นั่นก็คือไม่มีห้องน้ำสำหรับผู้ร่วมงานเพียงพอ ทำให้มีการต่อคิวยาวเหยียด ซึ่งไม่สะดวกต่อผู้เข้าร่วมงานแน่นอน ฉะนั้นการจะเลือกห้องประชุมที่ใดก็ตาม เรื่องของห้องน้ำ จะต้องเอามาพิจารณาด้วย ไม่เช่นนั้นปัญหาในขณะวันประชุมจริง อาจจะตามมาอีกได้
5.มีสถานที่จอดรถพอเพียง
เป็นปัญหาใหญ่อีกเรื่องหนึ่งเลยก็ว่าได้ เวลาที่ใช้ห้องประชุม เพราะบางที่ไม่มีที่จอดรถเพียงพอ ทำให้ผู้เข้าร่วมงานบางคนหาที่จอดรถไม่ได้ หรือไม่ก็ต้องไปจอดไกลๆ แล้วก็ต้องเสียเวลาในการเดินย้อนมา ทำให้ไม่สะดวกต่อการเข้างานอย่างยิ่ง
6.ราคาคุ้มค่า
การจะเลือกเช่าห้องประชุม นอกจากจะดูอุปกรณ์และสิ่งต่างๆแล้ว ต้องดูราคาว่าคุ้มค่ากับการให้บริการหรือไม่ ถ้าเห็นว่ายังไม่คุ้มค่ากับการจ่ายเงิน ก็แนะนำว่าให้ไปเลือกที่ใหม่จะดีที่สุด เพื่อให้คุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไป
หากใช้เกณฑ์ในเบื้องต้นพิจารณาในการเลือกห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็นการ เช่าห้องประชุม ขนาดเล็ก หรือว่าห้องประชุมขนาดใหญ่ก็ตาม ก็ควรจะใช้หลักเกณฑ์ในการพิจารณาเหมือนกันทุกแบบ และถ้าเราได้สถานที่ที่พร้อม การประชุมของเราก็จะเห็นผลดีขึ้นอย่างชัดเจน เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมแบบเดิมๆ
และที่ควรระวังไว้อีกข้อหนึ่งก็คือ ควรมีการเตรียมงานเอาไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดขณะที่ประชุมจริง